OUTIL DE DEMATERIALISATION

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ZEENDOC, Une application de dématérialisation UNIQUE sur le marché !

Simplifiez votre travail au quotidien et gagnez en productivité grâce à la dématérialisation de l’ensemble des documents de votre entreprise.

Grâce à ZEENDOC, exploitez vos documents en quelques secondes à tout moment et en tout lieu depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone.

LES OBJECTIFS DE LA DEMATERIALISATION

CENTRALISEZ

Ayez en permanence près de vous l’ensemble de vos documents.

SIMPLIFIEZ

Consacrez-vous uniquement sur vos objectifs.

OPTIMISEZ

Baissez significativement vos dépenses.

FIDELISEZ

Améliorez le travail collaboratif.

SECURISEZ

Diffusez et partagez vos informations en toute sécurité.

AVANTAGES DE LA DEMATERIALISATION

POUR VOTRE ENTREPRISE

Réduisez vos coûts en diminuant vos frais d’impression et d’affranchissement.
Optez pour une solution de conformité en donnant accès à vos salariés à leurs bulletins de paie durant la durée légale de 50 ans.
Améliorez la productivité de votre entreprise en supprimant les tâches chronophages.
Accédez en permanence à tous vos documents dans un espace unique et sécurisée.
Apportez une image dynamique, innovante et éco responsable de votre entreprise en adoptant une solution moderne et française.
Diminuez votre empreinte écologique grâce à la baisse du nombre d’impressions.

POUR VOS SALARIES

Tous les documents sont à portée de clic et accessible 24/24h et 7/7j.
Vos salariés bénéficient gratuitement d’un espace de stockage personnel et sécurisé.
Traçabilité des échanges entre vous et vos salariés et des dates de remise.
Les interactions relatives aux documents se gère en quelques clics sur n’importe quel support.
L’archivage et accès aux bulletins dans un coffre-fort numérique personnel pendant 50 ans.

Des solutions vous faire entrer votre entreprise dans le numérique

FACTURE ELECTRONIQUE

Cet outil vous permet de réaliser jusqu’à 70% d’économies sur le coût de gestion de vos factures et de gagner du temps grâce au format électronique.

Un gain financier direct pour votre entreprise

Suppression du format papier (diminution de l’empreinte écologique)
Réduction des coûts d’affranchissement et de stockage
Amélioration de la trésorerie
Gain de temps et simplification des process

100% sécurisé

ZEENDOC vous permettra d’avoir une piste d’audit fiable, c’est à dire que vous pourrez « retracer et justifier comptablement chaque étape de la commande à la facturation et inversement ».

En quelques clics, classez et liez votre facture à l’ensemble des documents qui la justifient.

DEMAT’ DOSSIER FOURNISSEUR

Grâce à Zeendoc améliorer le partage et l’échange d’information en interne et avec vos fournisseurs.

La réception de vos documents fournisseurs

Que ce soit en format papier ou électronique, nous vous proposons différentes solutions de dépôt rapides et adaptées à tous types de supports.

Papier : peu importe le format (A4, A3, CB…) & compatible avec l’ensemble des scanners et copieurs.
Document électronique
Format Factur-X : les informations présentes dans le fichier XML seront récupérées.
Collecteur de Factures : Certaines factures sont seulement disponibles dans les espaces clients sur les sites de vos fournisseurs, vous pourrez alors connecter vos espaces clients directement à Zeendoc qui collectera vos factures.

FACTUR X

Factur-X est le nouveau standard franco-allemand de facturation électronique hybride.

Elle se combine :

Lors du dépôt de documents au format Factur-X au sein de zeendoc, les champs de classement existant dans le classeur seront récupérés dans le fichier XML automatiquement.

Avantages :

Richesse et fiabilité
Liaison des documents dans un dossier unique
Gestion accélérée
Historique/ Suivi fournisseur
Export Excel et production de graphiques

LA SIGNATURE ELECTRONIQUE

Gagnez du temps en signant vos documents par voie électronique en toute sécurité et simplicité.

Zéro papier et aucune tâches manuelles

Depuis Zeendoc vous pourrez envoyer vos documents par email à vos clients et les faire signer sans aucune installation nécessaire.

La signature électronique possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

De plus, vous serez informé en temps réel de l’avancement du dossier grâce au suivi en ligne des statuts de signature. Une fois le contrat signé il sera directement archivé dans Zeendoc.

Les avantages :

Gain de temps : réduction des délais de traitement
Economie des déplacements
Suppression du papier et des tâches manuelles grâce à la dématérialisation
Respect de l’environnement
Envoie de la signature, suivi et gestion
Signature électronique dans le respect de la législation française et européenne

BULLETIN DE PAIE ELECTRONIQUE

Le passage à la dématérialisation vous permettra en quelques clics de gérer la distribution et l’archivage des bulletins de paie électronique.

Comment ça marche ?

Vous disposerez d’un coffre-fort électronique mis à votre disposition afin d’avoir un accès entièrement sécurisé à vos bulletins de paie 24h/24 et 7j/7 avec un système d’Archivage Electronique pour une durée minimum de 50 ans (même en cas de départ de l’entreprise).

Vous pourrez également gérer la totalité des différentes mentions obligatoires telles que : prélèvement à la source, cotisations salariales, sécurité sociale, …

Conforme à la loi du Travail

Tous les bulletins de paie remis aux salariés par voie électronique seront signés électroniquement conformément au code du travail.

NOTE DE FRAIS

La GED au service de vos collaborateurs en déplacement.

Zeendoc et les notes de frais

Vos collaborateurs pourront désormais déposer leurs notes de frais directement sur Zeendoc en les photographiant avec leurs téléphones, elles seront ensuite automatiquement classées.

Simplifiez la gestion de vos notes de frais !

Plus de perte de justificatif
Simplification de la validation et contrôle des notes de frais
Gain de temps
Gain de productivité
Maitrise des dépenses

Une question ? Une demande ?